Miten hakea Rotarivaihtariksi?

Kirjoitin tän postauksen valmiiksi jo varmaan viime vuoden puolella, mutta jotenkin vaan sen julkaisu jäi. Nyt kun kesä on jo täällä ja vaihto-oppilasvuodelle hakeminen myös lähestyy niin ajattelin vihdoin julkaista tämänkin postauksen. Toivottavsti edes joku saa vastauksia kysymyksiinsä tästä postauksesta tai kiinnostuu vaihton lähdöstä juurikin rotarien kautta (joka on tällei btw paras kaikista vaihtarijärjestöistä ;) )

Silloin kun mä ite oikeasti kiinnostuin vaihtoon lähdöstä ja rupesin ettimään tietoa järjestöistä ja hakemisesta, en oikee mistään löytäny kunnon hyvää infoa siitä miten rotaryn nuorisovaihtoon haetaan. Nuorisovaihdon sivuilla ( www.ryefinland.com ) on kyllä jonkinnäköiset ohjeet, mutta ainakin mulla oli niidenkin jälkeen vielä useampi asia auki. Nyt tuon hakuprosessin läpikäytyäni ja astetta viisaampana haluaisinkin auttaa kaikkia tulevia vaihtareita ja lähtöä harkitsevia vähän kertomalla miten mä lopulta pääsin rotarivaihtariksi.

1. Ensimmäinen askel on tosiaan kotipaikan rotaryklubin löytäminen ja sinne yhteydenotto. Suomen rotarypiirit ja -klubit löytyy täältä. Oon itse Helsingistä ja muutenkin koko pääkaupunkiseudulta löytyy ihan älyttömästi rotariklubeja, oisko Helsingissä ollu jo yli 20 kappaletta. Olin siis vähän hämmentynyt, että mihin klubiin mun nyt kannattaisi ottaa yhteyttä ja olisiko sillä lopulta edes mitään merkitystä. 

Päädyin sitten vaan summanmutikassa laittamaan elokuussa sähköpostia jollekkin keskustan klubille, esittelin parilla lauseella itteni, kerroin kiinnostuksesta lähteä vuosivaihtoon ja kysyin juurikin sitä onko väliä minkä klubin kautta haen ja lähettääkö kyseinen klubi ensi vuonna vaihtareita. Sain selville, että ei ole mitään väliä mille klubille hakee, vähän voi valita parhaiden kulkuyhteyksien mukaan, mutta ainakin Helsingissä kaikkialle pystyy liikkumaan vaivatta, eli todellakin valitsee vaan jonkun.

2. Rotarivaihdon hakuaika alkaa aika paljon myöhemmin ja on myös lyhyempi kuin muilla järjestöillä. Tämä voi ehkä vähän vaihdella klubeittain ja paikkakunnittain, mutta pääosin  elokuun loppu ja syyskuu on hakuaikaa. Vaihtariksi hakeva kirjoittaa itsestään noin A4-sivun pituisen vapaamuotoisen hakemuksen. Mä kirjoitin itsestäni, vähän perheestä, harrastuksista, muista kiinnostuksen kohteista ja vapaa-ajan jutuista, ystävistä, matkustelusta, kuinka mä kiinnostuin vaihtoon lähdöstä ja miks mä olisin hyvä vaihtari. Ihan syyskuun alussa sitten lähetin sen Helsingin Rotaryklubille, josta olin aikaisemmin siis jo tiedustellut minkä klubin kautta pitäisi hakea ja lähettävätkö he vaihtareita. Mulla olisi kai ollut mahdollisuus hakea useamman klubin kautta, mutta lopulta lähetin ton mun hakemukseen vaan tonne yhteen klubiin. Voi olla ihan hyvä idea hakea kuitenkin useamman klubin kautta jos siihen on mahdollisuus, sillä jos yksi klubi ei hyväksy sua lähtijäksi, jollain toisella klubilla saattaa olla vielä paikka auki. En kuitenkaan suosittele lähettämään sitä hakemusta joka ikiselle 20:stä klubista, muuten menee koko homma pelkäksi säätämiseksi klubien välillä.

3. Hakemuksen lähetyksen jälkeen multa jo alustavasti kyseltiin maatoiveita. Rotareillahan ei pysty suoraan valitsemaan mihin maahan haluaa lähteä, vaan annetaan neljä maata, johon on valmis lähtemään. Joku näistä maista on erittäin todennäköisesti tuleva kohdemaa, mutta ensimmäisen toiveen toteutumista ei voida taata. Mun maatoiveet tais olla tässä vaiheessa 1. USA 2. Australia 3. Kanada 4. Meksiko. Mun nuorisovaihtoasiasmies vaan halus kysyy nää multa, eli ei ollu mitään lukkoon lyömistä, ja mun lopulliset maatoiveet sitten muuttuikin hiukan tuolta loppupäästä. Yhden näistä maista piti olla ei-englanninkielinen ja just noi munkin kolme ekaa toivetta on kaikkein vaikeinta toteuttaa, sillä niihin on tosi paljon hakijoita. Mitä enemmän sulla siis on ns eksoottisempia ja just ei-englanninkielisiä maita listassa, sitä suurempi todennäköisyys on päästä vaihtoon ja just niihin maihin mihin haluaa.

4. Mun klubin hakuaika päätty syyskuun lopussa ja lokakuussa syysloman jälkeen mulla oli sitten haastattelu. Klubit haastattelee aina hakemuksen lähettäneet yksitellen ja tosiaan mun klubin nuorisovaihtoasiamies ja eräs toinen rotari haastatteli mut ja yhen toisen pojan, joka oli myös hakenut ton klubin kautta. Haastattelussa mun piti kertoa vähän itsestäni ja kiinnostuksen kohteista, miks haluun vaihtoon ja miks klubin pitäs valita just mut. Sitten kerrottiin miten tää vaihtoprosessi tästä etenee ja mulla oli myös oma lista kysymyksiä, jotka halusin käydä läpi.

5. Lokakuun 28. päivä sain sitten sen jännityksellä odotetun tiedon: "Onneksi olkoon, sinut on valittu Helsingin Rotaryklubin lähteväksi vaihto-oppilaaksi!" Mun klubin kautta oli hakenut vaan kaksi nuorta, minä ja tää toinen poika. Klubilla oli myös kaksi vaihto-oppilaspaikkaa jotka he aikoo lähettää, joten mulle kävi hyvä tuuri, kun kovaa kilpailua just mun klubin paikoista ei ollut. Monet pienempien paikkojen klubit saattaa saada kymmenisen hakemusta yhteen paikkaan, mutta mä luulen että Helsingissä noi hakijat just jakautuu paremmin klubien kesken. Mikään varma juttu mun vaihtoon pääsy ei kuitenkaan ollut, ei ton rotaryklubin ois tarvinnu ottaa mua, jos ne ei ois ajatellu että mä oon sopiva vaihtariksi.

6. Marraskuun alussa sain tunnukset nettisivuille, jossa pääsi vihdoin kunnolla täyttämään tota vuosivaihdon hakemusta. Hakemukseen piti täyttää kaikki perus tiedot itsestä ja perheenjäsenistä, lähettävästä rotaryklubista, koulusta ja vaikka mitä. Sen jälkeen piti käydä lääkärissä aika perus terveystarkastuksessa ja saada rotarien lappu täytettyä ja hoitaa kaikki tarvittavat rokotukset kuntoon. Piti käydä myös hammaslääkärissä ihan perus tarkastuksessa ja taas parit ruksit ja leimat rotaripaperihin. Itse piti kirjoittaa englanniksi kirje tulevalle host familylle ja vastaanottavalle klubille itsestä (siihen tais olla jotain apukysymyksiä) ja myös vanhemmat kirjoitti jonkun lyhyen kirjeen isäntäperheelle. Hakemukseen piti lisätä myös kuvia itsestä, perheestä, harrastuksista, kodista ja jostain itselle tärkeästä jutusta. Lisäksi viimeinen koulutodistus käännettynä englanniksi. Tähän hakemukseen laitettiin kanssa ne lopulliset maatoiveet, jotka mulla oli 1. USA 2. Kanada 3. Australia ja 4. Argentiina. En oikeen ees tiiä mistä toi Argentiina sinne lopulta tuli, mutta ehkä mä sinne olisin lopulta mielummin lähtenyt kuin Meksikoon. Koko hakemuspaketti piti tehä neljänä kappaleena, joten se papereiden ja lomakkeiden määrä oli ihan järkyttävä. Hakemuksen kanssa on siis ihan kiitettävästi työtä, aloittakaa sen tekeminen oikeasti heti eikä vasta kolmen viikon jälkeen.

7. Mun klubi oli asettanut mulle ton hakemuksen deadlineksi noin viikko ennen joulua, joten mulla oli todellakin se reilu kuukausi laittaa toi kaikki kokoon. Lopulta palautin kaikki neljät kopiot tosta mun hakemukseta klubin nuorisovaihtoasiamiehelle, chekattiin ne vielä kerran läpi ja sen jälkeen alkoikin pelkkä odotus. 25.1. pidettiin Suomen rotaryn monipiirin kokous, jossa nuorisovaihtokomitea katsoo läpi kaikkien maalistaa ja hakemusta ja lopulta sitten jollain kriteereillä valitsee mihin maahan kunkin paperit ensisijaisesti lähetetään. Jokaiseen maahanhan on joka vuosi tietty rajoitettu määrä paikkoja, joten varsinkin noihin englanninkielisiin maihin pyrkivien kesken joudutaan tekemään aikamoista valikointia.

8. Ton Tammikuun 25. päivän jälkeen varmaan valehtelematta joka ikinen tunti katsomassa sähköpostia ja odottamassa milloin sieltä tulisi se tieto tulevasta kohdemaasta. Lopulta, Helmikuun ensimmäisenä päivänä, se vihdoin tapahtui; "Onnittelut! Olet hakenut Rotaryjärjestön kautta vaihto-oppilaaksi lukuvuodeksi 2014-2015. Suomen Rotaryn  Monipiirin kokouksessa sinut on valittu USA:n ohjelmaan." Olin odottanu ja jännittäny tota sähköpostia viikkoja, vuoroin kauhistuksella, vuoroin innostuksella, ja en oo varmaa tota ennen jännittänyt mitään niin paljoa kun ton sähköpostin avaamista. En oo varmaan myöskään ikinä ollut niin iloinen, helpottunut ja onnellinen, kun sain vihdoin kuulla, että pääsin oikeasti mun ykköstoiveeseen, USAan, jonne on vuosittain varmasti kaikista eniten hakijoita.

 9. Kun kohdemaa on saatu selville, sun hakemus lähetetään kyseisin maan kirjeenvaihtajalle, joka lähettää sen eteenpäin jollekkin piirille, joka lopulta päättää mihin sen piirin klubeista sut sijoitetaan. Tää klubi ettii sulle host perheet (tai on jo ettinyt) ja jossain vaiheessa sitten joku lopulta ottaa sieltä yhteyttä joko Suomen kirjeenvaihtajaan tai itse vaihtariin. Ja siinä yleensä kestää. Ja kauan. Joten kärsivällisyys on valttia. Ite sain tietää mun vastaanottavan klubin ja samalla siis tän paikan missä tuun vuoteni viettämään huhtikussa Lahden koulutuksessa. Siitäkin meni vielä viikkoja ennen kuin eka host perhe otti muhun yhteyttä sähköpostilla ja oisko guarantee form viisumin hakemista varten tullut vasta kesäkuun puolella. 
Vaihtoon lähtö vaatii siis melko paljon aikaa, paneutumista ja paperisodasta selviämistä, mutta voin sanoa, että on kyllä ehdottomasti kaiken vaivan arvoista! 

-Mari